Gute Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben für die Besteuerung der Mieteinnahmen von Nicht-Residenten in Spanien

Der Besitz einer Mietimmobilie in Spanien als Nichtansässiger bringt finanzielle Vorteile mit sich, bedeutet aber auch, dass Sie Ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen müssen.
Wenn Sie Ihre Immobilie vermieten, müssen Sie jedes Jahr ein Formular Modelo 210 für die Mieteinnahmensteuer einreichen.
Wenn Sie das ganze Jahr über gut organisierte Aufzeichnungen über Ihre Mieteinnahmen und -ausgaben führen, wird dieser Prozess einfacher, die Einhaltung der Vorschriften wird gewährleistet und Sie vermeiden unnötigen Stress, wenn Januar wiederkommt.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum Aufzeichnungen wichtig sind, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen und wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben am besten verwalten.

Warum eine gute Buchführung für nicht-ansässige Vermieter unerlässlich ist

Als nicht ansässiger Immobilieneigentümer müssen Sie in Spanien jedes Jahr Ihre Mieteinnahmen mit dem Formular Modelo 210 angeben. Bis Februar 2024 musste die Mieteinnahmensteuer vierteljährlich eingereicht werden, doch seither ist dies nur noch jährlich erforderlich, was für die Eigentümer eine große Erleichterung darstellt.

Wenn Sie das ganze Jahr über keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen führen, können Sie:

• Aufgrund von Berechnungsfehlern zu viel oder zu wenig Steuern zahlen
• Abzugsfähige Ausgaben nicht geltend machen (sofern sie abzugsfähig sind)
• Schwierigkeiten haben, die Unterlagen rechtzeitig einzureichen, und Strafen für verspätete Abgabe riskieren
• Probleme bekommen, wenn die spanischen Steuerbehörden Nachweise über Ihre Steuererklärungen verlangen

Eine gute Buchführung gewährleistet:

• Genaue Steuererklärungen, Vermeidung von Fehlern, die Steuerermittlungen auslösen könnten
• Leichtere Nachverfolgung der abzugsfähigen Ausgaben für berechtigte Nichtansässige
• Weniger Stress während der Steuersaison durch die Organisation der Aufzeichnungen während des ganzen Jahres

Welche Aufzeichnungen über Mieteinnahmen und -ausgaben sollten Nicht-Einwohner führen?

Mieteinnahmen:

• Mietverträge
• Kontoauszüge mit den Mieteinnahmen
• Berichte von Plattformen (Airbnb, Vrbo, usw.)
• Quittungen oder E-Mail-Bestätigungen von Zahlungen

Abzugsfähige Ausgaben (nur für Einwohner der EU, Norwegens oder Islands):

• Hypothekenzinsen (nur Zinsen)
• Quittungen für die Grundsteuer (IBI)
• Kommunale Gebühren
• Nebenkostenabrechnungen (falls vom Vermieter bezahlt)
• Gebühren für die Immobilienverwaltung
• Reparaturen und Instandhaltung (keine Modernisierungen)
• Versicherungskosten

Steuerlich absetzbare Ausgabenaufzeichnungen (nur für in der EU, Norwegen und Island ansässige Personen)

Wenn Sie als nicht in Spanien ansässiger Immobilieneigentümer in der EU, Norwegen oder Island steuerlich ansässig sind, können Sie unter Umständen bestimmte Ausgaben von Ihrer Steuerschuld für Mieteinnahmen abziehen.
Wenn Sie über diese Ausgaben ordnungsgemäß Buch führen, können Sie den von Ihnen geschuldeten Steuerbetrag verringern.
Nachstehend finden Sie die wichtigsten abzugsfähigen Ausgaben, die Sie während des Jahres aufzeichnen sollten.

• Hypothekenzinszahlungen (nur der Zinsanteil ist abzugsfähig)
• IBI-Quittung (Grundsteuer) von der örtlichen Stadtverwaltung
• Gemeinschaftsgebühren für Gebäude oder Komplexe mit gemeinsamen Ausgaben
• Rechnungen von Versorgungsunternehmen, wenn der Vermieter für Strom, Wasser oder Gas aufkommt
• Gebühren für die Hausverwaltung, wenn eine Agentur beauftragt wurde
• Belege für Reparaturen und Instandhaltung für notwendige Arbeiten (nicht für Modernisierungen oder Verbesserungen)
• Versicherungskosten für Haus- oder Vermieterpolicen

Leider können nicht in der EU ansässige Personen, wie z. B. britische Staatsangehörige nach dem Brexit, keine Mietausgaben absetzen und müssen ihre Mieteinnahmen in voller Höhe angeben.

Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Mieteinnahmen und -ausgaben während des ganzen Jahres

Verwenden Sie ein digitales Aufzeichnungssystem

Die manuelle Erfassung von Einnahmen und Ausgaben kann sehr mühsam sein. Warum sollten Sie stattdessen nicht eine einfache Tabelle in Google Sheets oder Excel einrichten? Die Einrichtung dieser Tabelle nimmt nur wenige Augenblicke
Ihrer Zeit, aber es wird Ihnen helfen, das ganze Jahr über Ordnung zu halten.

Noch besser: Wenn Sie IberianTax nutzen, haben Sie jetzt Zugriff auf ein integriertes Tracking-Tool, das direkt in die Plattform eingebunden ist.
Mit dieser Funktion können Sie Ihre Mieteinnahmen und -ausgaben für jede Immobilie zentral erfassen und einsehen – so wird die Steuererklärung noch einfacher.

Regelmäßig Finanzberichte herunterladen

Um Stress in letzter Minute zu vermeiden, wenn Sie im Januar Ihre Steuererklärung für die Mieteinnahmen einreichen müssen, empfehlen wir
empfehlen wir, die folgenden Dokumente regelmäßig herunterzuladen:

• Einkommensberichte der Vermietungsplattform - wir empfehlen, dies monatlich zu tun
• Kontoauszüge auf vierteljährlicher Basis
• Steuerquittungen (IBI, Gemeindegebühren usw.), sobald die Zahlungen erfolgt sind

Quittungen scannen und online speichern

Das spanische Finanzamt kann nach Belegen für abzugsfähige Ausgaben fragen, daher ist es wichtig, dass Sie
dass Sie diese das ganze Jahr über ordnungsgemäß aufbewahren. Um den Überblick zu behalten, empfehlen wir:

• Fotografieren Sie alle Belege und Rechnungen
• Speichern Sie sie in einem Cloud-Ordner wie Google Drive oder Dropbox
• Benennen Sie die Dateien eindeutig, z. B. „IBI-Steuerquittung 2025“.

Steuererinnerungen einstellen und pünktlich einreichen

Früher mussten nicht ansässige Immobilieneigentümer ihre Mieteinnahmen vierteljährlich mit dem Formular Modelo 210 erklären. Dies hat sich nun jedoch auf eine jährliche Basis geändert. Die Steuererklärung für Mieteinnahmen muss nun zwischen dem 1. und dem 20. Januar für das vorangegangene Jahr eingereicht werden.

Wenn Sie einen Online-Steuererklärungsdienst wie IberianTax nutzen, werden Sie rechtzeitig daran erinnert, wann Ihre Mieteinnahmensteuer jedes Jahr zu zahlen ist, so dass Sie nicht in letzter Minute in Panik verfallen müssen.

Wie IberianTax die Einreichung der Mietsteuer für Nicht-Residenten einfach macht

Das Ausfüllen des Formulars Modelo 210 kann zeitaufwändig und verwirrend sein, insbesondere für Nicht-Residenten, die mit den spanischen Steuervorschriften nicht vertraut sind. IberianTax nimmt Ihnen die Mühe der Steuererklärung ab, indem es eine
schnelle, einfache und kostengünstige Online-Lösung.

Hier erfahren Sie, warum nicht ansässige Vermieter IberianTax vertrauen:

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• Verfolgen Sie Ihre Mieteinnahmen und -ausgaben direkt auf der Plattform.
• Einfache Online-Anmeldung ohne Papierkram oder komplizierte Formulare
• Sofortige Steuerberechnung, um Ihre Steuerschuld vor der Einreichung zu sehen
• Speichern Sie den Fortschritt und machen Sie Ihre Steuererklärung in Ihrem eigenen Tempo
• Fachkundige Unterstützung mit kostenloser Beratung durch Steuerexperten
• Sichere Zahlung und Steuereinreichung ohne Besuch einer spanischen Bank
• Vollständig von der Agencia Tributaria als offizieller Steuerkooperationspartner anerkannt

Stressfreie Einreichung mit IberianTax

Ein nicht ansässiger Vermieter in Spanien zu sein, muss nicht kompliziert sein. Mit einer guten Buchführung und dem richtigen Steuererklärungsdienst war es noch nie so einfach, die Vorschriften einzuhalten, ohne Ärger.

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